أخطاء الدفع للمشاريع التجارية الصغيرة -ثلاث طرق لتجنب الأخطاء

 لم تكن نعومة الوسائد تغير أس شيء فيما اعانيه. فقد كنت ارتعش، اتقلب في السرير على كلا الوجهين. وأخيرا! صرخت من الفزع ونهضت من الفراش – لقد كان حلما مزعجا – بل كابوس – لم اريد أن اعيشه ابدا.الفواتير غير المدفوعة / الفواتير المتأخرة -كانت هذه الكلمات الأكثر رعبا في حياتي حتى وقت قريب. لقد أصبحت هذه الكوابيس شائعة جدا. منذ أن بدأت رحلتي في إنشاء مشروعي التجاري، كان الشيء الوحيد الذي يؤلمني هو تأخر المدفوعات..

بدء رحلة العمل

عندما بدأت رحلتي، كنت أخاف من عدم العثور على العملاء. ولكن سرعان ما جاءوا، وكنت في قمة السعادة عندما تلقيت طلبي الأول. الأفراح والاحتفالات تملكتني. منذ ذلك الحين بدأت منحنى التعلم في عالم إدارة الأعمال.

 

جدي أخبرني يوما ما -” يا بني، غالبية المشروعات الصغيرة تفشل لسوء الإدارة. ليس لأنهم لا يبيعون منتجات أو خدمات جيدة. لا تقع في هذا الفخ “.

لم اشعر بوقع هذه الكلمات عندما سمعتهم لأول مرة. ولكن بعد بضعة أشهر من قيامي بمشروعي، حملت هذه الكلمات المعاني في العالم!

عندما بدأت أنا وأصدقائي مشروعنا الخاص بنا، دخلنا في أعماق هندسة المنتج. بحثنا إلى ما لا نهاية، واخذنا في الاعتبار كل شيء لجعل منتجنا مثاليًا. لكننا لم نكن نعرف أن اللعبة الحقيقية كانت فقط عندما بدأنا في تلقي طلباتنا.

بدايات التعلم

عندما أدركنا أن زبوننا الأول لم يقم بالدفع، كنا مشغولين بمحاولة البيع إلى عميل آخر. أثناء عملية الحصول على الطلب الجديد، لم نولي الكثير من الاهتمام للطلب الأول. كان تفانينا إلى الحد الذي جعلنا نفكر فقط في إنجاز الطلبات وليس في تأكيد الدفع.  الأكسجين الذي نحتاجه لنواصل المسيرة تم تركه مهملا.

وهكذا، بدأت رحلتنا الوعرة نحو عالم العملاء الذين لم يدفعوا والمستحقات المتأخرة، مما جعلنا نعود إلى أساسيات إدارة المشاريع الصغيرة!

في هذه السلسلة، سوف أطلعكم على أخطائنا والإصلاحات التي قمنا بها.  أبي قال لي “يتعلم الحكماء من أخطاء الآخرين”. حسنًا، لم اكن حكيمًا بما فيه الكفاية – لذا نأمل أن نتمكن من مشاركة بعضا مما تعلمناه ومنحك بعض قطرات الحكمة.

تمسك بقوة

رقم 1: شروط الدفع

هناك بعض التفاصيل الدقيقة يمكنك اخذها في الاعتبار فيما يتعلق بالتدفق النقدي. كما قلت لك، نحن تعلمنا هذا بالطريقة الصعبة – أتمنى أن تستمتعوا بمزايا تجربتنا.

من الأفضل دائمًا جعل مصطلحات الدفع واضحة تمامًا في اقتراحك الأولي. كن جريئًا وواثقًا عندما يتعلق الأمر بمنتجك. لا يوجد سبب يجعلك تخجل من ذلك. مثلما تحتاج إلى أن تكون واثقًا من الأسعار، يجب أن تكون كذلك أيضًا مع شروط الدفع. بيان هذا بصورة واضحة هو الخطوة الأولى نحو الحصول على مدفوعاتك في الوقت المحدد.

كقاعدة عامة في هذا المجال ، يُنصح دائمًا بالتعامل عن طريق الدفع مقدمًا. على الرغم من أنه سيكون من الصعب الحصول على المبلغ بالكامل كدفعة مسبقة، إلا أن الدفع المسبق الجزئي سيكون أيضًا مصدر ارتياح كبير. ليس فقط انها سوف تمنحك دفعة من الطاقة، ولكنها ستزيل من عليك أيضاً عبء جمع الدفعات عند اكتمال المشروع.

التنظيم الصحيح لشروط الدفع سيجعلك الفائز في صفقات عديدة في كثير من الحالات أيضًا. اذكر مراحل المشروع ونسب الدفع المختلفة مقابل كل مرحلة؛ هذا يجعل الأمر أكثر سهولة للمفاوضات النهائية حتى أثناء إغلاق الصفقة.

كيفية التعامل مع الائتمان

لن تستطيع في كل الحالات أن تحصل على مدفوعاتك مسبقا، في بعض الأحيان قد تضطر إلى إعطاء بعض الائتمانات للعملاء. في هذه الحالة، حاول أن تحصل على ائتمان مضمون يضمن لك الدفع في الوقت المناسب. ما أعنيه هو إما خطاب اعتماد من أحد البنوك المحلية أو مسودة معدلة من أحد البنوك. إذا لم يكن أي من ذلك ممكنًا، فيمكنك جعل وثائق تسليم منتجك تتجه من بنك إلى بنك لضمان التحقق من المستندات وإعطاء إشعار قبول للبنك. هذا أفضل عندما تقوم بتسليم المنتجات عبر البلاد

في أسوأ الحالات، وهذا في حالة عدم وجود أي نوع من المدفوعات المضمونة ، فأنت مجبر على إعطاء ائتمان مفتوح وإلا فإنك ببساطة لن تقوم بهذا العمل. في مثل هذه الحالات ، أولاً وقبل كل شيء ، سيكون عليك القيام بأحسن الاجتهادات الممكنة فيما يتعلق بتقييم قدرة العميل على السداد

2-الحرص الواجب

الآن عندما يتعلق الأمر بالعملاء، ستتعامل مع أطياف مختلفة. بعضها مثل الحيتان الضخمة – الأموال النقدية لا تمثل لهم أي مشاكل -أو هكذا ستعتقد عندما تبحث عنهم. قد يكون لديهم مكاتب كبيرة، والكثير من الموظفين، والمرافق الفاخرة، ولكن عندما يتعلق الأمر بإدارة البائعين، يمكن أن تكون قصة مختلفة تمامًا. لذلك، فإنه من الأفضل دائمًا التحقق مع بائع آخر تعامل معهم لفهم العميل بشكل أفضل.

إذا كنت تتعامل مع لاعبين أصغر، الذين لم تستطيع البحث عنهم كثيرًا، فسيصبح من المهم للغاية إنشاء سجل ائتماني لهم قبل أن تقرر فتح ائتمان بحجم طائرة إيرباص A380 ،يُنصح دائمًا بالبدء بائتمان صغير والتأكيد على أنك ستعطيهم حدًا ائتمانيًا أكبر استنادًا إلى تاريخ الدفع الخاص بهم. سيعطيهم هذا حافزًا إضافيًا لاحترام دفع مستحقاتك في الوقت المحدد للحصول على حد ائتمان أكبر أو فترة ائتمان أطول. مستقبلا

 طريقة أخرى يمكنك اللجوء إليها وهي الائتمانات الجزئية -أي أن تقوم بتجميع نسبة مئوية مقدما وتقدمه كرصيد ائتماني لهم. ولكن في جميع الحالات، الحذر والخطأ متواجدين. لا تدع حماسك لأول طلب تقتلك عندما يتعلق الأمر بالحصول على مستحقاتك.

3-الكلمة المكتوبة

القلم اقوى من السيف. لا يقال هذا بهذه البساطة. مهما كان ما تفعله، فأنت تخدم قضيتك على أفضل وجه إذا قمت بكتابته بشكل واضح وموقع من جميع الأطراف المعنية. سواء أكان مقترحًا، أو عقداً، فمن المهم للغاية أن تذكر بوضوح خطوات المشروع وخطة الدفع المرتبطة بها.

تأكد من التقاط جميع التفاصيل ذات الصلة في الفاتورة. سواء كان ذلك رقم الطلب، تاريخ العقد، وتاريخ التسليم وأهم البيانات التي يجب ذكرها -تاريخ استحقاق الدفع. لا تترك هذه الخانة مفتوحة وحاول دائمًا أن تجعلها محددة جدا من خلال ذكر التاريخ تحديدا. إذا لم تكن قادرًا على القيام بذلك، فقم بوضعه بصيغة عدد الأيام المقررة من تاريخ الفاتورة. هذا لا يدع أي مجال للتلاعب ويجعل الأمر واضحًا تمامًا للمحاسبين في كيفية التعامل معه.